ANALISIS BEBAN KERJA

Reformasi birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), sumber daya manusia aparatur dan ketatalaksanaan (business process). Tujuan reformasi birokrasi adalah membangun aparatur negara agar mampu mengemban misi, tugas dan fungsi serta peranannya masing-masing, secara bersih, efektif dan efisien, dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih baik.

Selanjutnya melalui paradigma good governance sebagai alternatif penyelenggaraan pemerintahan, perlu diaktualisasikan dalam mengatasi berbagai permasalahan dan kendala yang dihadapi Daerah dalam pelaksanaan otonomi daerah, sehingga perlu dijamin perkembangan kreativitas dan aktivitas yang mengarah pada peningkatan kesejahteraan masyarakat, demokratisasi serta kemandirian   Daerah. 

Seiring    dengan   adanya  keinginan untuk mewujudkan paradigma good governance tersebut, maka sistem penyelenggaraan pemerintah daerah di era otonomi saat ini, hendaknya memperhatikan prinsip-prinsip  demokrasi dan pemberdayaan, pelayanan, transparansi dan akuntabilitas, partisipasi, kemitraan, desentralisasi, konsistensi kebijaksanaan dan kepastian hukum. Dimana akuntabilitas merupakan perwujudan kewajiban suatu Instansi, Badan dan Lembaga Pemerintah untuk mempertanggungjawaban keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan misi Instansi bersangkutan.

Salah satu langkah awal yang penting dalam melakukan reformasi birokrasi adalah melaksanakan Analisis Beban Kerja dan Analisis Jabatan. Analisis beban kerja dan analisis jabatan dilakukan dengan pertimbangan bahwa Sumber Daya Manusia  merupakan asset yang harus dikelola dengan baik agar Visi, Misi dan Tujuan serta sasaran Kementerian Dalam Negeri dapat tercapai dengan baik. Optimalisasi pemberdayaan kapasitas Sumber Daya Manusia dengan alokasi beban kerja dan jabatan dapat memotivasi kerja pegawai.

Untuk itu, telah dikeluarkan surat Menteri Dalam Negeri Nomor: 061/3160/SJ tanggal 30 Desember 2009 tentang Pelaksanaan Analisis Jabatan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri. Analisis jabatan yang diselenggarakan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri mengacu kepada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun 2005 tentang Pedoman Analisis Jabatan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah dan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.
Tujuan dilaksanakannya analisis jabatan adalah untuk memperoleh data mengenai deskripsi informasi jabatan, yang meliputi uraian jabatan dan peta jabatan.  Uraian jabatan merupakan uraian seluruh unsur-unsur jabatan meliputi: nama jabatan; unit organisasi; ringkasan tugas; hasil kerja; bahan kerja; alat kerja; rincian tugas; hubungan kerja, keadaan tempat kerja; upaya fisik; kemungkinan resiko bahaya; dan syarat jabatan. Peta jabatan merupakan bentangan seluruh jabatan dari jabatan tertinggi hingga jabatan terendah, baik jabatan struktural maupun fungsional. 
 
Pelaksanaan Analisis Beban Kerja dan Jabatan di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dilakukan dengan mengacu kepada Undang Undang Nomor. 43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Pasal 15 ayat 1: jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan    ditetapkan   dalam formasi. Pasal 17 ayat 1 : PNS diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentu. Interpretasi dari Undang-Undang tersebut bahwa pegawai negeri sipil adalah: seseorang yang duduk dalam suatu jabatan, didayagunakan untuk melakukan tugas-tugas jabatan, dan memperoleh hasil kerja yang ditetapkan dan ditargetkan oleh jabatan yang didudukinya.

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Analisis Beban Kerja (work-load analysis) merupakan suatu proses, metoda dan teknik untuk memperoleh data yang sistematis dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menghitung/mengukur tugas-tugas dari suatu pekerjaan/jabatan untuk memperoleh seberapa besar beban kerja dari pekerjaan/jabatan tersebut, mengolahnya menjadi informasi jabatan dan menyajikannya bagi kepentingan program kelembagaan, kepegawaian,  ketatalaksanaan, dan perencanaan diklat.

Pendekatan yang dipilih dalam pelaksanaan Analisis Beban Kerja di lingkungan Kementerian Dalam Negeri adalah Metode Pengukuran Teknis Analisis dan Praktis Empiris, sebagai berikut:

• Metode Pengukuran Teknis Analisis menggunakan metode ilmiah dengan membutuhkan tenaga peneliti yang berpengalaman, waktu yang cukup lama, dan sarana yang mahal.
• Metode Praktis Empiris ini lebih sederhana, sarana murah, penyelesaiannya relatif cepat dan tidak harus memerlukan tenaga peneliti yang berpengalaman.
• Teknik pengumpulan data yang dipilih dalam pelaksanaan Analisis Beban kerja di lingkungan Kementerian Dalam Negeri adalah : Daftar Pertanyaan, Wawancara, Pengamatan Langsung, Referensi dan Gabungan Beberapa Cara.

Beberapa Formula/rumusan perhitungan Analisis Beban Kerja:

• Volume kerja  adalah Sejumlah kegiatan yang dilakukan oleh unit organisasi atau pegawai/ pejabat dalam jangka waktu tertentu  (target yang harus dicapai dalam 1 tahun). 1 tahun = 235 hari kerja efektif
• Norma waktu (NW) adalah Waktu wajar yang benar-benar dipergunakan dalam menyelesaikan satu satuan proses kegiatan oleh pegawai yang memenuhi syarat untuk menghasilkan suatu produk. 1 hari (5/5 jam = 330 menit)
• Beban Kerja (BK) adalah Bobot pekerjaan yang dikaitkan pada volume kerja pegawai/ unit organisasi dengan norma waktu penyelesaian pekerjaannya yang dinyatakan dalam jumlah satuan pekerjaan. BK = Volume kegiatan (VK) x Norma Waktu (NW)
• Satuan. Capaian Kerja (output). Contoh : berupa frekuensi, laporan, konsep, data

Analisis Jabatan merupakan proses, metoda dan teknik untuk memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan dan menyajikannya bagi kepentingan program kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan, dan perencanaan diklat. Kegiatan analisis jabatan menemiliki ruang lingkup tersendiri, sebagai berikut :

• Analisis jabatan lingkup mikro adalah analisis jabatan dengan lingkup tunggal, khusus dilakukan dan dipergunakan untuk unit kerja tertentu.
• Analisis jabatan lingkup makro adalah analisis jabatan yang dilakukan dalam beberapa unit kerja.

Informasi jabatan dipergunakan untuk:

1. Penataan kelembagaan, meliputi: penyusunan organisasi dan unit-unitnya, penyempurnaan organisasi, pengembangan organisasi, penciutan organisasi, dan penggabungan unit-unit organisasi;
2. Penataan kepegawaian, meliputi: pengurusan calon pegawai berupa rekrutmen, seleksi dan penempatan; pengelolaan pegawai berupa administrasi, penilaian jabatan, penyusunan jenjang karier, mutasi, rotasi dan promosi; dan Pasca pegawai berupa administrasi dan program pensiun;
3. Penataan ketatalaksanaan, meliputi: tata kerja; hubungan kerja; dan sistem dan prosedur kerja;
4. Penataan perencanaan pendidikan dan pelatihan, meliputi kegiatan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan dalam mengembangkan pengetahuan para pegawai sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan jabatan yang disediakan. 

Dengan demikian, analisis jabatan merupakan salah satu tools yang strategis dalam rangka penataan organisasi untuk mewujudkan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri.
Hasil analisis jabatan adalah Informasi Jabatan (INJAB) yang dipergunakan           untuk :
1.    penataan kelembagaan:
2.    kepegawaian;
3.    ketatalaksanaan; dan
4.    perencanaan pendidikan dan pelatihan.

Unsur-unsur  dalam Informasi Jabatan, sebagai berikut :

1. Nama Jabatan. Untuk Jabatan Struktural : Nama Jabatan sesuai dengan nomenklatur unit kerjanya yang diawali kata Kepala; Direktur; Inspektur. Misal : Unit kerjanya Bagian Analisa Jabatan, maka Nama Jabatannya Kepala Bagian Analisa Jabatan.
2. Unit kerja. Adalah Unit penunjang yang merupakan komponen-komponen yang ada pada Kementerian Dalam Negeri dan menunjang penyelenggaraan program kerja pada setiap unitnya.
3. Ringkasan tugas jabatan. merupakan ikhtisar dari keseluruhan rincian tugas jabatan yang disusun dalam 1 (satu) kalimat. Ringkasan tugas dirumuskan dari tugas yang paling inti atau paling esensi dalam jabatan yang bersangkutan.
4. Hasil kerja. Merupakan produk atau keluaran (output) jabatan. Setiap jabatan harus mempunyai produk atau output.  Hasil kerja diperoleh dari bahan kerja yang diolah/diproses dengan alat kerja. Proses mengolah bahan kerja menggunakan alat kerja untuk memperoleh hasil kerja disebut Tugas. Dengan demikian, setiap tugas menghasilkan hasil kerja.
5. Bahan kerja. merupakan masukan (input) yang diproses dengan alat kerja untuk memperoleh hasil kerja. Sesuatu yang diolah  atau diproses tersebut dapat berupa data atau benda.
6. Perangkat/Alat kerja. Merupakan alat yang digunakan dalam memproses input/ bahan kerja untuk memperoleh hasil kerja, seperti alat tulis, komputer, dan alat-alat lain yang spesifik sesuai dengan jabatannya.
7. Rincian tugas. Setiap jabatan berisi sekelompok tugas. Tugas diartikan sebagai  “Proses mengolah bahan kerja, menggunakan alat kerja untuk memperoleh hasil kerja”. Jumlah tugas dalam jabatan antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) tugas. Setiap tugas diuraikan dengan jelas menggunakan prinsip WHW yaitu gambaran tentang apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakannya dan mengapa/tujuan apa harus dikerjakan. Dalam menyusun rincian tugas, ada syarat dan norma yang harus ditaati agar rincian tugas dapat memberikan gambaran yang jelas tentang “Siapa melakukan Apa”. Dengan demikian setiap pemangku jabatan benar-benar memahami apa tugas- tugas yang harus dikerjakannya.
8. Hubungan kerja jabatan. Hubungan relasi kerja antara atasan dan bawahan dan antar instansi.
9. Keadaan tempat kerja. Bekerja dalam ruangan dengan kondisi umum tempat kerja dan lingkungan kerja tidak terdapat karakteristik yang berpengaruh negatif terhadap pemegang jabatan.
10. Upaya fisik. Fisik yang digunakan dominan duduk dan berbicara pada waktu  melaksanakan tugas.
11. Kemungkinan resiko bahaya. Tidak ada risiko bahaya dalam  jabatan ini
12. Syarat jabatan.

Pelaksanaan Analisis Jabatan telah menghasilkan hasil pokok berupa:

• Uraian Jabatan yang merupakan Uraian tentang nama jabatan, ringkasan tugas, hasil kerja, bahan kerja, peralatan kerja, uraian tugas, kondisi lingkungan kerja, upaya fisik, dan syarat jabatan.
• Peta Jabatan yang merupakan bentangan seluruh jabatan baik jabatan struktural maupun jabatan fungsional dalam suatu unit organisasi atau dalam suatu instansi

Ketentuan dalam Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian ada 2 jenis jabatan yaitu  jabatan struktural dan jabatan  fungsional, dimana jabatan fungsional dibedakan lagi menjadi:

1. Jabatan fungsional angka kredit dan jabatan fungsional non angka kredit yang sering disebut jabatan fungsional umum (jfu).
2. Jabatan struktural  dan jabatan fungsional angka kredit sudah ada nama jabatannya, namun jabatan fungsional umum belum terumuskan nama jabatannya.

Perumusan nama jabatan fungsional umum didasarkan pada ketentuan pasal 17 (1) UU No. 43 Tahun 1999 yaitu : “Pegawai Negeri Sipil diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentu”, dengan demikian, setiap pegawai negeri harus duduk  dalam suatu jabatan. Uraian tentang nama jabatan, ringkasan tugas jabatan, rincian tugas jabatan, hasil kerja, bahan kerja, perangkat kerja, hubungan kerja jabatan, keadaan tempat kerja, upaya fisik, kemungkinan resiko bahaya; dan syarat jabatan. Untuk itulah analisis jabatan dan analisis beban kerja diperlukan dalam rangka menyusun daftar susunan pegawai sesuai dengan jabatan yang ada dalam organisasi pemerintahan.  Ke depan setiap jabatan harus diisi oleh tenaga-tenaga yang mempunyai keahlian dan pengetahuan yang tinggi, kecakapan yang memadai, wawasan yang luas, dedikasi yang tinggi dan minat serta perhatian yang besar terhadap tugas pekerjaan dalam jabatan yang dipangkunya.

Referensi:

• Grand Design dan Road Map Reformasi Birokrasi Kemendagri
• Biro Organisasi Kemendagri

 sumber:

http://perencanaan.ipdn.ac.id/reformasi-birokrasi-ipdn/konsolidasi-pelaksanaan-kegiatan-reformasi-birokrasi-kementerian-dalam-negeri/konsolidasipelaksanaankegiatanreformasibirokrasikementeriandalamnegeri/analisisbebankerja

Read More